beN Postfach

Die digitale Arbeitsweise hat auch im Notariat einen festen Platz. Mit der Einführung des besonderen elektronischen Notarpostfachs (beN) von der Bundesnotarkammer lassen sich Nachrichten und Dokumente sicher, schnell und zuverlässig zwischen Notaren, Gerichten, Behörden und anderen Institutionen im juristischen Bereich austauschen. Was hinter dem beN steckt, welche Vorteile es bietet und wie die Einrichtung abläuft, erfahren Sie hier. 

Das beN ist ein sicheres digitales Postfach für Notarstellen. Es erfüllt die Anforderungen des elektronischen Rechtsverkehrs (ERV) in Deutschland. Unter elektronischem Rechtsverkehr versteht man den rechtlich verbindlichen Austausch von Dokumenten und Nachrichten auf digitalem Weg. Mit dem beN können Notare also rechtsverbindlich Nachrichten und Dokumente empfangen und versenden. Es wird vor allem für amtliche Mitteilungen, Urkunden und andere notarielle Dokumente genutzt und dient als sicherer Übermittlungsweg für die elektronische Kommunikation mit Gerichten. beN ist vergleichbar mit dem besonderen elektronischen Anwaltspostfach (beA), jedoch speziell auf die Arbeit im Notariat zugeschnitten.

• Sicherheit: Das beN bietet eine der höchsten Sicherheitsstufen im elektronischen Rechtsverkehr. Durch die qualifizierte elektronische Signatur (QES), eine digitale Unterschrift mit hoher Sicherheitsstufe, und die Client-Security, eine spezielle Schutzsoftware, sind Mitteilungen vor unbefugtem Zugriff geschützt.
• Rechtsverbindlichkeit: Jede über das beN versendete Nachricht ist rechtlich gültig. So können Notarstellen ihre Pflichten gesetzeskonform erfüllen.
• Schnelligkeit: Mitteilungen werden in Echtzeit übermittelt, was zu einer erheblichen Zeitersparnis im Vergleich zur klassischen Post führt.
• Effizienz: Mit dem beN läuft die Kommunikation mit Gerichten, Behörden und anderen Stellen direkt und unkompliziert.

Die Einrichtung des beN erfolgt über die Bundesnotarkammer (BNotK). Dafür muss sich die jeweilige Notarstelle zunächst im Notarverzeichnis registrieren. So wird die Identität geprüft und die Berechtigung zur Nutzung erteilt. Um die rechtsverbindliche Übermittlung von Dokumenten zu gewährleisten, kommt unter anderem eine qualifizierte elektronische Signatur zum Einsatz.

Für die technische Einrichtung des beN muss eine spezielle Software installiert werden, die mit der EGVP-Infrastruktur (Elektronisches Gerichts- und Verwaltungspostfach) kompatibel ist. Darüber können Nachrichten und Dokumente anschließend sicher empfangen und verschickt werden.

Nach der erfolgreichen Einrichtung können Notare das beN nutzen, um Mitteilungen und Dokumente zu empfangen und zu versenden. Alle Nachrichten, die über das beN gesendet werden, sind rechtsverbindlich. Dies bedeutet, dass Notare damit auch ihre Mitteilungspflichten erfüllen können, beispielsweise gegenüber Gerichten oder anderen Notaren. Die Nachrichten sind aufgrund der hohen Sicherheitsstandards vor unbefugtem Zugriff geschützt.

Ein immenser Vorteil des beN ist die schnelle und effiziente Kommunikation. Im Gegensatz zur klassischen Post dauert der Versand nur wenige Sekunden. Verzögerungen durch Postlaufzeiten werden so ausgeschlossen.

Die Einführung des beN stellt sicher, dass Notarstellen den gesetzlichen Anforderungen für den elektronischen Rechtsverkehr entsprechen. Seit dem 1. Januar 2022 sind diese gesetzlich verpflichtet, ein besonderes elektronisches Notarpostfach (beN) zu führen. Grundlage dafür ist § 78n der Bundesnotarordnung (BNotO). Die BNotO ist das Gesetz, das die Aufgaben und Pflichten im Notariat regelt. 

Diese Pflicht gilt auch für Mitteilungen, die sich auf Urkunden oder Verträge beziehen. Damit ist sichergestellt, dass alle relevanten Vorgänge über das beN abgewickelt werden. Gleichzeitig werden die Vorgaben des ERVs erfüllt.